Hébergeurs : communiquez vos disponibilités à l’Office de Tourisme !

Régulièrement, l’équipe de l’Office de Tourisme vous sollicite pour mettre à jour l’état des disponibilités des hébergements du territoire. Mais pourquoi est-il important de communiquer sur ses disponibilités?

Fournir une information fiable au client

L’objectif est bien sûr de communiquer une information fiable au client en recherche d’hébergement. En effet, un client qui recherche activement où se loger va contacter différents hébergements mais au bout de quelques tentatives, si elles restent infructueuses, il va changer de destination.

Bien souvent, à l’accueil ou au téléphone, les conseillères en séjour font face à des demandes d’hébergements dites « de dernière minute », à savoir quelques jours seulement avant l’arrivée des clients, voire le jour même. Il est alors primordial d’être efficace dans sa réponse et de pouvoir orienter au mieux ces clients pour les faire venir sur le territoire. Cela est tout aussi vrai pour des demandes plus lointaines, mais à forte demande (ex des vacances de Février, de Noël ou le début du mois d’Août).

C’est là toute la plus-value de l’Office de Tourisme : en contact direct avec le client, l’équipe peut cerner sa demande et lui fournir une information rapidement et efficacement !

Comment l’Office de Tourisme collecte les informations?

L’équipe de l’Office de Tourisme dispose d’une base de données de ses hébergements partenaires. Régulièrement, l’état des disponibilités est mis à jour :

• Par téléphone : les conseillères en séjour vous contacte pour connaître vos disponibilités
• Par mail : l’équipe de L’Office de Tourisme vous envoie un e-mail pour mettre à jour vos informations
• Par internet : si vous disposez d’un calendrier de disponibilité sur votre site internet, les conseillères en séjour vont vérifier et récupérer l’information

Vous pouvez bien entendu nous communiquer vos informations sans sollicitation de notre part, et ce le plus tôt possible, afin d’éviter les relances régulières.

Comment est utilisée l’information donnée à l’Office de Tourisme?

Techniquement, une fois que l’équipe de l’Office de Tourisme connaît vos périodes de disponibilités, elle va pouvoir compléter sa base de données dans l’outil de gestion de la Relation Client (GRC).

En effet, l’Office de Tourisme travaille (en collaboration avec les autres Offices de Tourisme du Cantal) avec l’outil AVIZI. Il s’agit d’un logiciel permettant de traiter efficacement n’importe quelle demande.

Ainsi quand un client appelle à l’Office de Tourisme en quête d’un hébergement, grâce à ses dates de séjour souhaitées, la personne qui traite sa demande va pouvoir lui envoyer une liste ciblée d’hébergements qui, non seulement correspondent à sa recherche (demande affinée par rapport à ses critères de recherche, ex : capacité, animaux acceptés, wifi inclus, jardin…), mais qui sont aussi disponibles aux dates souhaitées. Il n’est plus noyé dans une brochure avec tous les hébergements et peut choisir sereinement où dormir pendant ses vacances !

De la même façon, étant donné que tous les Offices de Tourisme du Cantal travaillent avec ce même outil, ils peuvent eux aussi bénéficier de ces informations pour affiner leurs recherches, en particulier les ettritoires proches du notre comme Aurillac ou Hautes Terres.

En projet pour 2023 !

En 2023, l’Office de Tourisme a pour projet d’utiliser cette donnée pour l’afficher sur les bornes du territoire et pouvoir ainsi fournir au client une information fiable sur les hébergements encore disponibles le jour J ou les jours suivants.

Pour rappel, en 2021, les pages « où dormir » représentaient environ 30% des consultations sur les bornes du territoire (toutes bornes confondues).